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1.
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Introduction
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Une recherche d'information
ou documentaire peut parfois être
une action isolée, effectuée
ponctuellement pour obtenir une
information ou un document dont on a
besoin à ce moment-là. Mais
c'est le plus souvent une opération
qui s'étend sur une longue
période, et qu'il faut planifier,
mettre à jour, rectifier et parfois
même remettre en question.
Pour cela, il est important
de pouvoir retrouver les mots-clés
et les outils de recherche que l'on a
utilisés, de même que les
documents que l'on a retenus, notamment
pour actualiser une recherche
effectuée plus tôt, ou encore
pour approfondir une recherche qui, au fur
et à mesure que nos travaux
progressent, révèle ses
limites.
Il faut donc disposer d'un
système capable de gérer non
seulement nos recherches et les
résultats qu'elles ont fournis,
mais aussi les documents que l'on a
consultés et ceux que l'on s'est
procurés, de même que les
informations pertinentes relatives
à chacun.
Comme pour d'autres
tâches, deux approches peuvent
être adoptées. On peut
construire son propre système,
à l'aide des outils bureautiques
standard, comme le traitement de texte ou
le chiffrier. On peut aussi employer des
logiciels conçus à cette
fin; il en existe plusieurs, qui se
distinguent tant par l'étendue des
fonctions offertes, la souplesse et la
facilité d'utilisation et, bien
sûr, le prix, certains étant
gratuits et d'autres très
onéreux.
Précisons toutefois
que ces logiciels couvrent une partie
seulement des besoins
énoncés ici, soit ce qui
touche la gestion des documents
repérés et des informations
(bibliographiques, notamment) sur ceux-ci;
ils ne gèrent pas la recherche et
le repérage de l'information. Ce
type de fonction est toutefois souvent
inclus dans les banques de données
bibliographiques, mais celles-ci sont
généralement payantes.
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2.
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Les systèmes
manuels de gestion des recherches
d'information et de documents
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Les outils employés
pour le fonctionnement d'un système
manuel de gestion de recherches
d'information et de documents seront les
outils informatiques que l'on utilise
déjà et que l'on
connaît bien.
Le traitement de texte
convient bien à cette tâche,
surtout si on a recours aux tableaux, qui
permettent, grâce aux fonctions de
recherche et de tri, de retrouver des
documents et de les classer en traitant
séparément chacune des
colonnes.
Mais on peut aussi employer
d'autres outils comme le chiffrier, qui
offre plus de souplesse pour la gestion
d'informations structurées en
tableau, mais moins de convivialité
pour l'entrée et le formatage de
texte, et la recherche dans celui-ci. Les
personnes qui en maîtrisent le
fonctionnement peuvent aussi songer
à un logiciel de base de
données, beaucoup plus puissant et
souple que les précédents
pour gérer de l'information
structurée. Toutefois, l'effort
requis pour élaborer un
système satisfaisant peut devenir
important, ce que ne se justifie que si
l'on gère un grand nombre de
recherches documentaires et de très
nombreux documents.
Pour les activités
et travaux notés de ce cours, je
vous propose d'employer un système
manuel utilisant de simples tableaux dans
un logiciel de traitement de texte.
Cependant, pour une partie des
tâches, soit la gestion des
documents retenus, vous pouvez employer un
des logiciels de gestion documentaire
Quel que soit l'outil
employé, le système devra
inclure les données suivantes.
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a)
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Les recherches
effectuées, avec pour chacune :
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la date;
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le nom du moteur ou de la
base de données
bibliographique;
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la requête de
recherche;
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les options, s'il y a
lieu;
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le nombre de
résultats retournés par la
recherche;
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le nombre de notices (i.e.
les 2-3 lignes fournies dans la page de
résultats au sujet de document) que
l'on a examinées, sans
nécessairement consulter le
résumé ou le document;
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le nombre de documents ou
de ressources retenus à la suite de
cet examen;
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pour chaque document ou
ressource retenu, un numéro de
référence personnel et une
identification, par exemple l'adresse URL
ou, pour les documents imprimés, la
référence telle que
trouvée.
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On inclura dans les
documents retenus ceux que l'on a
trouvés de manière
indirecte, c'est-à-dire par des
références ou des hyperliens
figurant dans les documents
repérés dans la recherche
(que ceux-ci aient été
retenus ou non).
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Vous pouvez consulter le
gabarit (document Word), appelé
cahier
de bord, proposé pour le
premier travail noté du cours, qui
illustre cette partie du système
manuel.
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b)
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Des informations sur chaque
document retenu, notamment :
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un numéro de
référence;
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les informations
bibliographiques les plus complètes
possible, incluant l'adresse URL;
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la façon dont on
s'est procuré le document et le
format sous lequel on le conserve :
prêt entre bibliothèques,
avec la date si la demande est en cours;
emprunt à la bibliothèque X,
photocopie, fichier PDF (avec le nom du
fichier), document en ligne;
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le résumé
(accompagnant le document, ou que l'on a
rédigé après lecture,
s'il y a lieu);
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des éléments
ponctuels tirés du document
(valeurs numériques, formules,
courts extraits, etc.);
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tout commentaire
pertinent.
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Ces éléments,
et d'autres qu'on jugerait pertinents pour
une recherche donnée (comme des
mots-clés), seront placés
dans les colonnes d'un tableau unique
(pour un recherche sur un sujet
donné). Le choix du nombre de
colonnes et des informations qui y
figurent répond à deux
objectifs : faciliter le
repérage visuel de l'information
dans le tableau et permettre la mise en
ordre ou le regroupement des documents
selon le contenu d'une colonne.
Ainsi, on pourrait dans des
colonnes individuelles des codes
désignant des
caractéristiques ou
catégories (par exemple, le
degré de crédibilité
ou de pertinence, le type de document,
etc.). En triant le tableau selon l'ordre
alphabétique ou numérique
d'une colonne, on obtient un tableau
où tous les documents avec le
même code sont regroupés
à la suite les uns des autres.
En guise d'exemple, voici
un extrait
du tableau préparé par
l'auteur de ce cours pour une de ses
recherches documentaires.
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3.
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Les logiciels de gestion
documentaire
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Pour ce qui est des
logiciels spécialisés dans
la gestion des informations
bibliographiques et, souvent, des
documents eux-mêmes, le choix ne
manque pas. Un article
de Wikipédia (en anglais) en
décrit pas moins d'une trentaine,
dont plus de la moitié sont
gratuits ou offrent gratuitement une
version allégée.
Ces logiciels permettent de
gérer toutes les informations
décrites à la section 2b).
De plus, ils offrent diverses fonctions
qui peuvent s'avérer
intéressantes :
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la
récupération automatique des
informations bibliographiques d'une partie
des documents en ligne;
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la génération
et l'importation dans un traitement de
texte des renvois et notices
bibliographiques, en les formatant selon
les normes exigées par les
éditeurs; certains logiciels
offrent des milliers de styles
prédéfinis;
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le partage des
références, et même de
certains documents, entre les membres
d'une communauté, selon les usages
du web social (ou web 2.0).
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Mentionnons trois des
logiciels les plus connus :
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End Note, un
logiciel très performant, mais
plutôt onéreux, pour lequel
de nombreux guides d'utilisation et
modèles bibliographiques sont
disponibles.
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Mendeley, un
logiciel propriétaire gratuit,
à télécharger, qui
offre la gestion des fichiers
téléchargés (PDF) et
le partage des références
entre membres d'une communauté.
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Zotero, un logiciel
libre fonctionnant soit dans le fureteur
Firefox, soit en mode local (à
télécharger), qui offre
à peu près les mêmes
fonctions.
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L'adoption d'un tel système, qui
inclut la familiarisation avec un nouveau
logiciel, doit idéalement
s'étendre à l'ensemble de
nos recherches, ce qui peut demander un
travail considérable lorsqu'on
dispose déjà de nombreuses
références traitées
manuellement.
J'ai testé certains
de ces outils, pour conclure que le
système manuel que j'ai
développé et
perfectionné avec le temps me
convenait davantage, en dépit de
ses limites. C'est pourquoi je n'en
recommande aucun, et vous propose
d'employer mon système pour les
activités et travaux notés
de ce cours.
Cependant, il s'agit
là d'une décision
éminemment personnelle. Ces
logiciels sont largement utilisés,
et ont chacun leurs partisans et leurs
détracteurs. Vous pouvez d'ailleurs
les employer en
complémentarité avec le
système que je vous propose.
À vous de les tester
et de prendre votre décision!
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