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A9 - La gestion des recherches d'information et documentaires

Sommaire

1.

Introduction

2.

Les systèmes manuels de gestion des recherches d'information et de documents

3.

Les logiciels de gestion documentaire

  

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1.

Introduction

Une recherche d'information ou documentaire peut parfois être une action isolée, effectuée ponctuellement pour obtenir une information ou un document dont on a besoin à ce moment-là. Mais c'est le plus souvent une opération qui s'étend sur une longue période, et qu'il faut planifier, mettre à jour, rectifier et parfois même remettre en question.

Pour cela, il est important de pouvoir retrouver les mots-clés et les outils de recherche que l'on a utilisés, de même que les documents que l'on a retenus, notamment pour actualiser une recherche effectuée plus tôt, ou encore pour approfondir une recherche qui, au fur et à mesure que nos travaux progressent, révèle ses limites.

Il faut donc disposer d'un système capable de gérer non seulement nos recherches et les résultats qu'elles ont fournis, mais aussi les documents que l'on a consultés et ceux que l'on s'est procurés, de même que les informations pertinentes relatives à chacun.

Comme pour d'autres tâches, deux approches peuvent être adoptées. On peut construire son propre système, à l'aide des outils bureautiques standard, comme le traitement de texte ou le chiffrier. On peut aussi employer des logiciels conçus à cette fin; il en existe plusieurs, qui se distinguent tant par l'étendue des fonctions offertes, la souplesse et la facilité d'utilisation et, bien sûr, le prix, certains étant gratuits et d'autres très onéreux.

Précisons toutefois que ces logiciels couvrent une partie seulement des besoins énoncés ici, soit ce qui touche la gestion des documents repérés et des informations (bibliographiques, notamment) sur ceux-ci; ils ne gèrent pas la recherche et le repérage de l'information. Ce type de fonction est toutefois souvent inclus dans les banques de données bibliographiques, mais celles-ci sont généralement payantes.

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2.

Les systèmes manuels de gestion des recherches d'information et de documents

Les outils employés pour le fonctionnement d'un système manuel de gestion de recherches d'information et de documents seront les outils informatiques que l'on utilise déjà et que l'on connaît bien.

Le traitement de texte convient bien à cette tâche, surtout si on a recours aux tableaux, qui permettent, grâce aux fonctions de recherche et de tri, de retrouver des documents et de les classer en traitant séparément chacune des colonnes.

Mais on peut aussi employer d'autres outils comme le chiffrier, qui offre plus de souplesse pour la gestion d'informations structurées en tableau, mais moins de convivialité pour l'entrée et le formatage de texte, et la recherche dans celui-ci. Les personnes qui en maîtrisent le fonctionnement peuvent aussi songer à un logiciel de base de données, beaucoup plus puissant et souple que les précédents pour gérer de l'information structurée. Toutefois, l'effort requis pour élaborer un système satisfaisant peut devenir important, ce que ne se justifie que si l'on gère un grand nombre de recherches documentaires et de très nombreux documents.

Pour les activités et travaux notés de ce cours, je vous propose d'employer un système manuel utilisant de simples tableaux dans un logiciel de traitement de texte. Cependant, pour une partie des tâches, soit la gestion des documents retenus, vous pouvez employer un des logiciels de gestion documentaire

Quel que soit l'outil employé, le système devra inclure les données suivantes.
  

a)

Les recherches effectuées, avec pour chacune :

-

la date;

-

le nom du moteur ou de la base de données bibliographique;

-

la requête de recherche;

-

les options, s'il y a lieu;

-

le nombre de résultats retournés par la recherche;

-

le nombre de notices (i.e. les 2-3 lignes fournies dans la page de résultats au sujet de document) que l'on a examinées, sans nécessairement consulter le résumé ou le document;

-

le nombre de documents ou de ressources retenus à la suite de cet examen;

-

pour chaque document ou ressource retenu, un numéro de référence personnel et une identification, par exemple l'adresse URL ou, pour les documents imprimés, la référence telle que trouvée.

On inclura dans les documents retenus ceux que l'on a trouvés de manière indirecte, c'est-à-dire par des références ou des hyperliens figurant dans les documents repérés dans la recherche (que ceux-ci aient été retenus ou non).

Vous pouvez consulter le gabarit (document Word), appelé cahier de bord, proposé pour le premier travail noté du cours, qui illustre cette partie du système manuel.
  

b)

Des informations sur chaque document retenu, notamment :

-

un numéro de référence;

-

les informations bibliographiques les plus complètes possible, incluant l'adresse URL;

-

la façon dont on s'est procuré le document et le format sous lequel on le conserve : prêt entre bibliothèques, avec la date si la demande est en cours; emprunt à la bibliothèque X, photocopie, fichier PDF (avec le nom du fichier), document en ligne;

-

le résumé (accompagnant le document, ou que l'on a rédigé après lecture, s'il y a lieu);

-

des éléments ponctuels tirés du document (valeurs numériques, formules, courts extraits, etc.);

-

tout commentaire pertinent.

Ces éléments, et d'autres qu'on jugerait pertinents pour une recherche donnée (comme des mots-clés), seront placés dans les colonnes d'un tableau unique (pour un recherche sur un sujet donné). Le choix du nombre de colonnes et des informations qui y figurent répond à deux objectifs : faciliter le repérage visuel de l'information dans le tableau et permettre la mise en ordre ou le regroupement des documents selon le contenu d'une colonne.

Ainsi, on pourrait dans des colonnes individuelles des codes désignant des caractéristiques ou catégories (par exemple, le degré de crédibilité ou de pertinence, le type de document, etc.). En triant le tableau selon l'ordre alphabétique ou numérique d'une colonne, on obtient un tableau où tous les documents avec le même code sont regroupés à la suite les uns des autres.

En guise d'exemple, voici un extrait du tableau préparé par l'auteur de ce cours pour une de ses recherches documentaires.

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3.

Les logiciels de gestion documentaire

Pour ce qui est des logiciels spécialisés dans la gestion des informations bibliographiques et, souvent, des documents eux-mêmes, le choix ne manque pas. Un article de Wikipédia (en anglais) en décrit pas moins d'une trentaine, dont plus de la moitié sont gratuits ou offrent gratuitement une version allégée.

Ces logiciels permettent de gérer toutes les informations décrites à la section 2b). De plus, ils offrent diverses fonctions qui peuvent s'avérer intéressantes :

-

la récupération automatique des informations bibliographiques d'une partie des documents en ligne;

-

la génération et l'importation dans un traitement de texte des renvois et notices bibliographiques, en les formatant selon les normes exigées par les éditeurs; certains logiciels offrent des milliers de styles prédéfinis;

-

le partage des références, et même de certains documents, entre les membres d'une communauté, selon les usages du web social (ou web 2.0).

Mentionnons trois des logiciels les plus connus :

-

End Note, un logiciel très performant, mais plutôt onéreux, pour lequel de nombreux guides d'utilisation et modèles bibliographiques sont disponibles.

-

Mendeley, un logiciel propriétaire gratuit, à télécharger, qui offre la gestion des fichiers téléchargés (PDF) et le partage des références entre membres d'une communauté.

-

Zotero, un logiciel libre fonctionnant soit dans le fureteur Firefox, soit en mode local (à télécharger), qui offre à peu près les mêmes fonctions.


L'adoption d'un tel système, qui inclut la familiarisation avec un nouveau logiciel, doit idéalement s'étendre à l'ensemble de nos recherches, ce qui peut demander un travail considérable lorsqu'on dispose déjà de nombreuses références traitées manuellement.

J'ai testé certains de ces outils, pour conclure que le système manuel que j'ai développé et perfectionné avec le temps me convenait davantage, en dépit de ses limites. C'est pourquoi je n'en recommande aucun, et vous propose d'employer mon système pour les activités et travaux notés de ce cours.

Cependant, il s'agit là d'une décision éminemment personnelle. Ces logiciels sont largement utilisés, et ont chacun leurs partisans et leurs détracteurs. Vous pouvez d'ailleurs les employer en complémentarité avec le système que je vous propose.

À vous de les tester et de prendre votre décision!

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